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Planilla: ¿qué significa tener a un trabajador "en planilla" y cuánto cuesta?
"Te pongo en planilla" es una de las frases más importantes en el mundo laboral peruano. Para el trabajador significa derechos; para la empresa, obligaciones y costos que conviene calcular antes de contratar. Y no hacerlo es uno de los motivos más comunes de multa.
¿Qué es la planilla?
Es el registro oficial de los trabajadores de una empresa, sus remuneraciones, aportes y descuentos. Desde hace años es electrónica y tiene dos partes que se presentan ante SUNAT:
| Componente | Para qué sirve | Cuándo |
|---|---|---|
| T-Registro | Alta, datos y baja de cada trabajador. | Al ingresar (en general, el mismo día en que empieza a trabajar) y al cesar. |
| PLAME | Declaración mensual de remuneraciones, aportes y retenciones. | Cada mes, según el cronograma de SUNAT. |
¿Qué derechos da estar en planilla?
Depende del régimen laboral de la empresa (general, micro o pequeña empresa), pero en general incluye:
- Seguro de salud en EsSalud.
- Aportes a un sistema de pensiones (ONP o AFP).
- Vacaciones pagadas.
- Gratificaciones y CTS (en el régimen general y en la pequeña empresa, con reglas propias).
- Asignación familiar si tiene hijos menores o estudiando, en el régimen general.
- Protección ante el despido arbitrario.
¿Cuánto cuesta un trabajador además de su sueldo?
Un cálculo aproximado para el régimen general, con un sueldo de S/ 2,000 al mes:
| Concepto | Costo anual aproximado |
|---|---|
| 12 sueldos | S/ 24,000 |
| 2 gratificaciones + bonificación extraordinaria de 9 % | S/ 4,360 |
| CTS (aprox. un sueldo y un sexto de gratificación al año) | S/ 2,333 |
| EsSalud (9 % de la remuneración) | S/ 2,160 |
| Total aproximado | S/ 32,853 (≈ 1.37 veces los 12 sueldos) |
A eso se suman, según el caso, asignación familiar, SCTR para actividades de riesgo, seguro de vida y uniformes. Las vacaciones ya están dentro de los 12 sueldos. En los regímenes de micro y pequeña empresa el costo es menor.
¿Qué pasa si tengo trabajadores fuera de planilla?
No registrar a un trabajador es una infracción que SUNAFIL sanciona con multas que se calculan en UIT y crecen con el número de trabajadores afectados. Además, el trabajador puede reclamar judicialmente todos sus beneficios no pagados con intereses, y si sufre un accidente sin seguro, la empresa asume los costos. Contratar por recibos por honorarios a quien cumple horario y recibe órdenes no evita el problema: se considera una relación laboral encubierta.
¿Cómo llevarla en orden?
- Registra el alta en T-Registro antes de que la persona empiece.
- Firma el contrato que corresponda.
- Calcula cada mes sueldo, horas extras, descuentos y aportes.
- Entrega la boleta de pago.
- Declara y paga en la PLAME dentro del plazo.
- Al cese, da de baja y paga la liquidación.
En Eliza NEX: el módulo Personal guarda los datos de cada trabajador, y el Portal del Colaborador les dará acceso a sus boletas y documentos.
Preguntas frecuentes
¿Un practicante va en planilla?
No como trabajador: los practicantes tienen un convenio de modalidad formativa, pero también se registran y tienen derechos propios.
¿Planilla y boleta de pago son lo mismo?
No. La planilla es el registro de todos; la boleta es el documento que recibe cada trabajador con su detalle del mes.
¿Puedo tener a alguien a prueba sin planilla?
No. El período de prueba es parte del contrato laboral y el trabajador debe estar registrado desde el primer día.