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Incidencias de planilla: cómo registrarlas para pagar bien cada mes
Un mes nadie tiene el mismo número de días trabajados: alguien llegó tarde, otro tuvo descanso médico, otro hizo horas extras. Cada uno de esos hechos es una incidencia, y registrarlas bien es la diferencia entre una planilla correcta y un reclamo.
¿Qué es una incidencia?
Es cualquier hecho del período que cambia el pago o el registro de un trabajador: lo que lo aleja de "trabajó el mes completo en su horario normal".
¿Qué incidencias son comunes y cómo afectan?
| Incidencia | Efecto |
|---|---|
| Tardanza | Puede descontarse el tiempo no trabajado |
| Falta injustificada | No se paga el día; afecta el récord vacacional (ver ausencia) |
| Horas extras | Pago con sobretasa o compensación con descanso |
| Descanso médico | Los primeros 20 días del año los paga la empresa; luego, subsidio de EsSalud |
| Licencia con goce | Se paga normalmente |
| Licencia sin goce | No se paga ni genera beneficios |
| Vacaciones | Se paga la remuneración vacacional |
¿Qué es la suspensión perfecta e imperfecta?
- Perfecta: el trabajador no trabaja y la empresa no paga (licencia sin goce, inasistencia injustificada, sanción disciplinaria).
- Imperfecta: el trabajador no trabaja, pero la empresa paga o hay un subsidio (vacaciones, descanso médico, licencia por paternidad).
En la PLAME se declaran los días de suspensión con su tipo, porque afectan el cálculo de aportes y subsidios.
¿Cómo cerrar el mes sin errores?
- Fija una fecha de corte para las incidencias (por ejemplo, el día 25).
- Recoge el registro de asistencia, los descansos médicos y las autorizaciones de horas extras.
- Revisa cada caso con el jefe del área.
- Calcula la planilla y compárala con el mes anterior: las diferencias grandes deben tener explicación.
- Lo que llegue después del corte, ajústalo el mes siguiente y anótalo.
Preguntas frecuentes
¿Puedo descontar una tardanza de 5 minutos?
Puede descontarse el tiempo no trabajado según el reglamento interno; lo importante es aplicarlo igual para todos.
¿Quién paga los primeros días de descanso médico?
El empleador paga los primeros 20 días del año; desde el día 21, EsSalud paga el subsidio.
¿Las incidencias deben figurar en la boleta?
Sí, en cuanto afecten el pago: días trabajados, horas extras, descuentos.