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Facturación: ¿cómo ordenar el proceso desde la venta hasta el cobro?
"¿Cuánto facturamos este mes?" y "¿ya facturaste a ese cliente?" usan la misma palabra con dos sentidos. En ambos casos, la facturación está en el centro del negocio: sin ella no hay venta formal, ni cobro, ni números confiables.
¿Qué significa facturación?
- Como proceso: emitir los comprobantes de venta (facturas, boletas, notas), enviarlos a SUNAT y entregarlos al cliente.
- Como cifra: el total vendido en un período. "Facturamos S/ 80,000 en octubre" significa que se emitieron comprobantes por ese monto.
¿Cuáles son las etapas del ciclo?
- Cotización o pedido: se acuerda qué se vende, a qué precio y en qué condiciones.
- Entrega o servicio: se despacha (con guía de remisión si hay traslado) o se presta el servicio.
- Conformidad: en empresas grandes, la orden de compra y el acta o conformidad del cliente.
- Emisión: el comprobante electrónico con los datos correctos.
- Validación: SUNAT u OSE responde con el CDR.
- Entrega al cliente: PDF y XML.
- Cobranza: seguimiento hasta el pago (ver cuentas por cobrar).
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¿Qué plazos hay que respetar?
- Las facturas deben enviarse a SUNAT u OSE dentro del plazo que fija la norma (actualmente, hasta tres días calendario desde la emisión).
- Las boletas pueden enviarse individualmente o en resumen diario, dentro de los plazos vigentes.
- Algunas notas de crédito tienen plazos propios.
¿Qué errores retrasan el cobro?
| Error | Consecuencia |
|---|---|
| RUC o razón social mal escritos | El cliente no puede registrar la factura y pide anularla. |
| Sin número de orden de compra | Muchas empresas no pagan sin él. |
| Montos que no coinciden con la cotización | Reclamo y nota de crédito. |
| Falta la leyenda o el cálculo de detracción | Problemas con el pago y sanciones. |
| Facturar tarde | El plazo de crédito empieza tarde y el cobro también. |
¿Cómo medir la facturación?
- Facturación mensual frente a la meta y frente al mismo mes del año anterior.
- Días entre la entrega y la emisión de la factura.
- Porcentaje de comprobantes rechazados o corregidos con notas.
- Facturación por cliente y por producto (ver rentabilidad).
En Eliza NEX: Seguimiento muestra el camino de cada cotización (orden de compra, factura, cobro) y Emisión de pedidos emite la factura directo a SUNAT desde el pedido.
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Preguntas frecuentes
¿Facturación y ventas son lo mismo?
Casi siempre se usan como sinónimos, pero puede haber ventas aún no facturadas o facturas de anticipos de ventas futuras.
¿Debo facturar los anticipos?
Sí, los anticipos recibidos se facturan y luego se descuentan en la factura final.
¿Cuánto se demora emitir una factura electrónica?
Con un sistema, segundos. Lo que más demora es tener los datos correctos.