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Expediente o legajo del trabajador: qué documentos guardar y por cuánto tiempo
Cuando llega una inspección, una demanda o un trabajador pide una constancia, todo depende de tener los papeles en orden. El expediente o legajo reúne la historia documental de cada trabajador.
¿Qué es el expediente del trabajador?
Es la carpeta, física o digital, con los documentos de un trabajador desde su ingreso hasta su cese. También se le dice legajo o file de personal. La palabra "expediente" se usa además para el conjunto de documentos de un trámite (por ejemplo, ante SUNAT o un juzgado).
¿Qué documentos debe tener?
- Ingreso: copia del DNI, CV, contrato firmado, constancia de alta en el T-Registro, elección de AFP u ONP, datos de cuenta.
- Familia: documentos de derechohabientes y para la asignación familiar.
- Durante el vínculo: boletas de pago firmadas o con constancia de envío, constancias de depósito de CTS, registro de vacaciones, descansos médicos, capacitaciones, evaluaciones, entrega de equipos de protección, sanciones.
- Cese: carta de renuncia o de despido, liquidación, certificado de trabajo, constancia de cese.
¿Cuánto tiempo guardarlos?
Como referencia, la documentación laboral y tributaria se conserva al menos cinco años, plazo que coincide con el de prescripción de muchas obligaciones. Algunos documentos conviene guardarlos más: los que sustentan aportes previsionales y los de seguridad y salud en el trabajo (exámenes médicos, registros de accidentes) tienen plazos propios más largos según la Ley 29783 y su reglamento.
¿Cómo protegerlo?
- Acceso restringido: solo quien gestiona el personal.
- Los datos de salud son sensibles y requieren mayor cuidado (Ley 29733).
- No enviar copias por chats abiertos.
- En digital: carpetas con permisos, respaldo y registro de quién accede.
¿Qué ventajas tiene el legajo digital?
- Se encuentra cualquier documento en segundos.
- No se pierde por mudanzas o humedad.
- Las boletas electrónicas tienen validez legal si se entregan según las normas.
Lo que pide SUNAFIL con más frecuencia: contratos, boletas, constancias de CTS, registro de asistencia y documentos de seguridad y salud.
Preguntas frecuentes
¿El trabajador puede pedir ver su expediente?
Sí, tiene derecho a acceder a sus datos personales.
¿Qué hago con los expedientes de ex trabajadores?
Consérvalos el tiempo necesario y luego destrúyelos de forma segura.
¿Debo guardar los CV de quienes no contraté?
Solo con su autorización y por un tiempo limitado.