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Viáticos: ¿cómo se sustentan para que SUNAT los acepte como gasto?
Un técnico viaja a Arequipa a instalar un equipo: pasaje, hotel, comida, taxi. La empresa le da dinero para cubrirlo. Si no se sustenta bien, ese gasto puede ser rechazado por SUNAT o, peor, considerarse parte del sueldo.
¿Qué son los viáticos?
Son los montos que la empresa entrega a un trabajador para cubrir los gastos de un viaje o desplazamiento por trabajo: alojamiento, alimentación y movilidad en el lugar de destino. No son un premio: son lo necesario para cumplir con la tarea.
¿Son parte de la remuneración?
No. Al ser una condición de trabajo y no de libre disposición, los viáticos no son remuneración: no entran en la CTS, la gratificación ni los aportes. Pero si la empresa entrega un monto fijo mensual llamado "viáticos" que el trabajador no gasta en viajes ni rinde, puede ser considerado remuneración encubierta.
¿Cómo se sustentan ante SUNAT?
Para que la empresa los deduzca como gasto del impuesto a la renta, las normas exigen que sean necesarios para el negocio y estén sustentados:
| Concepto | Viaje nacional | Viaje al exterior |
|---|---|---|
| Alojamiento | Comprobantes de pago a nombre de la empresa | Documentos emitidos en el exterior |
| Alimentación y movilidad | Comprobantes; una parte puede sustentarse con declaración jurada, dentro de un tope | Comprobantes o declaración jurada, con límites |
| Límite diario | Hay un tope diario referido a los viáticos de funcionarios públicos de cierto nivel; lo que exceda no es deducible. | |
Además, hay que acreditar el viaje (pasajes, documentos que muestren el motivo). Los porcentajes y topes están en el Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta; confírmalos con tu contador.
¿Cómo organizarlos en la empresa?
- Una política de viáticos por escrito: montos por día, qué cubre, qué no.
- Solicitud previa con destino, motivo y fechas.
- Rendición de cuentas al volver, con comprobantes a nombre del RUC de la empresa.
- Devolución de lo no gastado o descuento, según la política.
- Registro contable como gasto de viaje, separado de la planilla.
Consejo: pide factura (no boleta) a nombre de la empresa en hoteles y restaurantes: así también recuperas el IGV como crédito fiscal.
Preguntas frecuentes
¿Movilidad y viáticos son lo mismo?
No. La movilidad cubre traslados dentro de la ciudad; los viáticos, los gastos de un viaje fuera del lugar habitual de trabajo.
¿Puedo pagar viáticos a un trabajador por honorarios?
Puedes reembolsarle gastos sustentados, pero el tratamiento es distinto al de un trabajador en planilla.
¿Qué pasa si el trabajador no rinde cuentas?
El gasto no estará sustentado y podría considerarse un ingreso del trabajador; conviene exigir la rendición.