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Kardex: ¿qué es, quiénes deben llevarlo ante SUNAT y cómo se llena?
"Según el sistema hay 40, pero en el estante hay 33." Esa frase, repetida en miles de almacenes, casi siempre tiene la misma causa: un kardex que registra lo que entra pero no todo lo que sale. Esta guía explica qué es el kardex, cuándo SUNAT te lo exige y cómo llevarlo para que de verdad coincida con la realidad.
¿Qué es el kardex?
Es el registro, producto por producto, de cada entrada y cada salida de mercadería, con su fecha, el documento que la respalda, la cantidad y el saldo resultante. Cuando además registra el costo de cada movimiento, se llama kardex valorizado o registro de inventario permanente valorizado.
Su valor está en que permite saber, en cualquier momento, cuánto stock debería haber y cuánto vale, sin tener que contar.
¿Quiénes están obligados a llevarlo ante SUNAT?
En el régimen general, la obligación depende de los ingresos brutos del año anterior:
| Ingresos del año anterior | Qué registro llevar | En soles (UIT 2026 = S/ 5,500) |
|---|---|---|
| Hasta 500 UIT | No es obligatorio un registro permanente; sí el inventario físico anual | Hasta S/ 2,750,000 |
| Más de 500 y hasta 1,500 UIT | Registro de inventario permanente en unidades físicas | De S/ 2,750,000 a S/ 8,250,000 |
| Más de 1,500 UIT | Registro de inventario permanente valorizado | Más de S/ 8,250,000 |
Aunque no estés obligado: un negocio pequeño que maneja stock gana mucho llevando su kardex. Es la única forma de detectar pérdidas antes de que se acumulen.
¿Qué método de valuación se usa?
| Método | Cómo valoriza las salidas | Cuándo conviene |
|---|---|---|
| Promedio ponderado | Al costo promedio que se recalcula con cada compra | Productos iguales comprados a precios distintos: la mayoría de comercios |
| PEPS (primeras entradas, primeras salidas) | Al costo de las compras más antiguas | Productos con vencimiento o lotes |
El método UEPS (últimas entradas, primeras salidas) no se acepta para efectos tributarios en el Perú. Una vez elegido, el método se mantiene en el tiempo.
¿Cómo se ve un kardex llenado?
Ejemplo con promedio ponderado para un producto:
| Fecha | Documento | Entrada | Salida | Saldo | Costo unit. | Valor del saldo |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 01/10 | Saldo inicial | 100 | 12.00 | 1,200.00 | ||
| 05/10 | Factura de compra | 50 | 150 | 12.60 | 1,890.00 | |
| 08/10 | Boleta B001-245 | 30 | 120 | 12.60 | 1,512.00 | |
| 12/10 | Guía de remisión (traslado) | 20 | 100 | 12.60 | 1,260.00 |
Cada fila tiene un documento detrás: factura de compra, boleta o factura de venta, guía de remisión, nota de ingreso o ajuste por inventario físico.
¿Por qué se descuadra el kardex?
- Salidas sin registrar: ventas sin comprobante, muestras, consumo interno, mermas.
- Errores de digitación: un código equivocado descuenta el producto vecino.
- Recepciones a medias: se registra la compra completa aunque llegó una parte.
- Traslados entre almacenes que salen de uno pero nunca "entran" al otro.
La solución más efectiva es que cada movimiento se registre escaneando el código de barras en el mismo momento en que ocurre. Lo desarrollamos en esta guía sobre kardex con escáner.
Preguntas frecuentes
¿El kardex se puede llevar en Excel?
Se puede, pero es frágil: cualquier fórmula borrada o fila mal copiada lo descuadra. Para obligados ante SUNAT, debe cumplir el formato y conservarse ordenado.
¿Qué diferencia hay entre kardex e inventario físico?
El kardex dice cuánto debería haber según los movimientos; el inventario físico es el conteo real. Compararlos es la forma de encontrar errores y pérdidas.
¿Cada cuánto debo revisar mi kardex?
Lo ideal es hacer conteos rotativos por zonas cada semana y un inventario completo al menos una vez al año.