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Inventario físico: ¿cómo contar tu almacén sin perder un día de ventas?
El sistema dice que hay 48 unidades; en el estante hay 41. ¿Dónde están las otras siete? Esa pregunta solo se responde contando. El inventario físico es el momento en que la realidad corrige al registro.
¿Qué es el inventario físico?
Es el conteo real, unidad por unidad, de los productos que hay en el almacén o en la tienda en una fecha determinada. Se compara con el stock que indica el kardex o el sistema, y las diferencias se investigan y se ajustan.
¿Es obligatorio?
Para efectos tributarios, las empresas que llevan contabilidad deben sustentar sus existencias. Las normas de SUNAT exigen que los contribuyentes con ingresos de cierto nivel lleven el Registro de Inventario Permanente (en unidades o valorizado) y que el inventario se respalde con conteos. En la práctica, todas las empresas deberían contar al menos una vez al año, al cierre del ejercicio, porque el valor de las existencias afecta el costo de ventas y el impuesto a la renta. Tu contador puede indicarte qué registro corresponde a tu nivel de ingresos.
¿Qué tipos de conteo existen?
| Tipo | Cómo es | Cuándo conviene |
|---|---|---|
| General o anual | Se cuenta todo, normalmente cerrando la operación unas horas o un día. | Cierre del año, cambio de responsable del almacén. |
| Cíclico | Se cuenta una parte distinta cada semana, hasta cubrir todo. | Negocios que no pueden cerrar; detecta errores antes. |
| Por muestreo o sorpresa | Se eligen al azar algunos productos. | Control de robos y de disciplina en el registro. |
| Por clasificación ABC | Los productos más valiosos (A) se cuentan más seguido. | Catálogos grandes con productos de valor muy distinto. |
¿Cómo hacerlo bien, paso a paso?
- Programa la fecha y avisa: ese día no se reciben ni despachan productos durante el conteo.
- Ordena antes: cada producto en su lugar, con su código visible.
- Registra todo lo pendiente en el sistema (ventas, compras, traslados) para que el stock teórico esté al día.
- Cuenta en parejas: uno cuenta, otro anota; mejor aún con lector de código de barras.
- Haz un segundo conteo de los productos con diferencias.
- Investiga y ajusta: errores de registro, ventas sin comprobante, mermas, robos.
- Firma un acta con los resultados y quiénes participaron.
¿Qué hago con las diferencias?
Primero se busca la causa: un producto ingresado con otro código, una venta no registrada, un traslado entre locales sin guía. Lo que no se explica se ajusta como faltante o sobrante. Los faltantes por deterioro o pérdida natural se tratan como mermas o desmedros, que para ser deducibles requieren sustento ante SUNAT.
En Eliza NEX: los ajustes de inventario quedan en Movimientos y en el Kardex con su motivo, fecha y usuario, para que cada diferencia tenga explicación.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto debo contar?
Un conteo general al año como mínimo, y conteos cíclicos mensuales de los productos más valiosos o con más movimiento.
¿Puedo contar sin cerrar la tienda?
Sí, con conteos cíclicos por zonas o fuera del horario de atención. Lo importante es que no se mezclen ventas con el conteo del mismo producto.
¿Qué diferencia hay entre inventario físico y valorizado?
El físico cuenta unidades; el valorizado multiplica esas unidades por su costo para saber cuánto dinero hay en el almacén.