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KPI: ¿qué indicadores debe mirar cada semana el dueño de una pyme?
Hoy cualquier sistema produce decenas de reportes. El problema ya no es la falta de datos sino saber cuáles mirar. Los KPI son esos pocos números que, si se mueven, te dicen que algo importante está pasando en tu negocio.
¿Qué es un KPI?
KPI viene del inglés Key Performance Indicator, "indicador clave de desempeño". Es una medida numérica ligada a un objetivo concreto del negocio, con una meta y una frecuencia de revisión. "Ventas del mes" es una métrica; "ventas del mes frente a la meta de S/ 80,000" ya es un KPI.
¿Qué hace que un KPI sea bueno?
- Está ligado a una decisión: si cambia, sabes qué hacer.
- Tiene meta y responsable.
- Se mide igual siempre y con datos confiables.
- Se revisa con la frecuencia adecuada: la caja, a diario; la rentabilidad, mensual.
- Son pocos: entre 5 y 10 para la gerencia. Si todo es clave, nada lo es.
¿Qué KPI usar en cada área?
| Área | KPI | Qué responde |
|---|---|---|
| Ventas | Ventas vs. meta; ticket promedio; tasa de cierre de cotizaciones | ¿Vendemos lo que necesitamos? |
| Finanzas | Margen bruto; días de cobro; saldo de caja proyectado | ¿Ganamos y tenemos efectivo? |
| Cobranza | % de cartera vencida; monto vencido a más de 30 días | ¿Nos están pagando? |
| Almacén | Rotación; quiebres de stock; diferencias de inventario | ¿Tenemos lo justo? |
| Servicios | Trabajos a tiempo; reclamos; margen por servicio | ¿Cumplimos bien y con ganancia? |
| Personas | Rotación de personal; ausentismo; ventas por trabajador | ¿El equipo es estable y productivo? |
¿KPI u OKR?
Los KPI miden la salud del negocio de forma continua. Los OKR (objetivos y resultados clave) se usan para lograr un cambio en un plazo definido, como "abrir un segundo local este trimestre". Se complementan: un OKR puede apuntar a mejorar un KPI.
¿Qué errores son comunes?
- Medir lo fácil en vez de lo importante (por ejemplo, seguidores en redes en vez de ventas).
- No tener meta: un número sin referencia no dice si es bueno o malo.
- Revisarlos y no decidir nada.
- Indicadores que premian lo equivocado: si solo se mide la venta, se descuida el cobro.
En Eliza NEX: el Dashboard muestra los indicadores principales según el plan, y Rentabilidad agrega una lectura para gerencia con lo que sabemos, lo que falta comprobar y lo que se propone.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos KPI debe tener una pyme?
Para la gerencia, entre 5 y 10. Cada área puede tener los suyos.
¿Cada cuánto se revisan?
Depende del indicador: los de caja y ventas, a diario o semanalmente; los de rentabilidad, mensualmente.
¿Necesito un software para medir KPI?
Se puede empezar con una hoja de cálculo; un sistema que los calcule solo evita errores y ahorra tiempo.