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Headcount: ¿cuántas personas necesita tu empresa y cuánto te cuestan?
"¿Cuántos somos?" parece una pregunta simple hasta que hay practicantes, personal a medio tiempo, terceros y personas de licencia. El headcount ordena esa cuenta y, sobre todo, ayuda a decidir cuántas personas necesita realmente el negocio.
¿Qué es el headcount?
Es el número de personas que trabajan en una empresa en un momento dado, por área o en total. Se usa para planificar contrataciones, presupuestar la planilla y comparar la productividad.
¿Personas o equivalentes a tiempo completo?
| Medida | Cómo se cuenta | Ejemplo |
|---|---|---|
| Headcount | Cada persona cuenta como 1 | 4 a tiempo completo + 2 a medio tiempo = 6 |
| FTE (equivalente a tiempo completo) | Según las horas trabajadas | 4 + 2 × 0.5 = 5 FTE |
Conviene definir qué se incluye: ¿practicantes?, ¿personal de licencia?, ¿terceros? Lo importante es contarlo siempre igual.
¿Qué indicadores se relacionan?
- Rotación: salidas en el período ÷ headcount promedio × 100.
- Ventas por trabajador: ventas del período ÷ headcount (o FTE).
- Costo laboral total: sueldos + beneficios + aportes del empleador.
- Costo laboral sobre ventas: qué porcentaje de cada sol vendido se va en personal.
- Ausentismo: días perdidos ÷ días programados.
¿Cómo planificarlo?
- Parte del plan de ventas o de producción del año.
- Estima cuántas personas se necesitan por área para cumplirlo (por ejemplo, un vendedor por cada cierto número de clientes atendidos al día).
- Compara con el headcount actual.
- Decide: contratar, redistribuir, tercerizar (outsourcing) o automatizar.
- Calcula el costo total y su efecto en el flujo de caja.
¿Qué errores evitar?
- Contratar por picos de trabajo temporales con contratos indefinidos.
- Medir solo el número de personas y no su costo.
- No considerar el tiempo de capacitación de los nuevos.
- Recortar headcount sin revisar los procesos: el trabajo sigue ahí.
En Eliza NEX: el módulo Personal lleva la lista de trabajadores activos e inactivos, base para contar el headcount de cada mes.
Preguntas frecuentes
¿Headcount y planilla son lo mismo?
La planilla registra a los trabajadores formales; el headcount puede incluir o no a practicantes y terceros, según cómo lo definas.
¿Cuál es un buen nivel de ventas por trabajador?
Depende del rubro; lo útil es compararte contigo mismo en el tiempo.
¿Cada cuánto revisar el headcount?
Mensualmente para el seguimiento y anualmente para la planificación.