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Sistema de gestión documental: cómo ordenar los documentos de tu empresa
"¿Dónde está el contrato firmado?", "¿cuál es la última versión del informe?", "¿quién borró la carpeta?". Un sistema de gestión documental responde estas preguntas antes de que se conviertan en un problema.
¿Qué es?
Es el conjunto de reglas, procesos y herramientas para crear, guardar, encontrar, compartir y conservar los documentos de una organización durante todo su ciclo de vida. Puede ser un software especializado o una estructura ordenada de carpetas en la nube con reglas claras.
¿Qué funciones tiene?
- Captura: digitalizar papeles y recibir archivos.
- Clasificación: por tipo, cliente, fecha, proyecto.
- Versiones: saber cuál es la vigente y quién la cambió.
- Permisos: quién puede ver, editar o borrar.
- Búsqueda: encontrar un documento en segundos.
- Retención: cuánto tiempo guardar y cuándo destruir.
¿Qué normas sirven de referencia?
La norma ISO 15489 da principios para la gestión de documentos y registros, e ISO 9001 pide controlar la información documentada. En el Perú, los documentos electrónicos con firma digital tienen validez legal, y comprobantes como la factura electrónica se conservan en su formato XML.
¿Cómo implementarlo en una pyme?
- Haz una lista de los tipos de documento: contratos, comprobantes, informes, documentos de personal.
- Define una estructura de carpetas y una regla de nombres (por ejemplo,
AAAA-MM-DD Cliente Tipo N°). - Asigna permisos por rol.
- Fija plazos de conservación (al menos cinco años para lo tributario y laboral).
- Haz respaldos automáticos.
En Eliza NEX: cada cotización, orden de compra, informe y comprobante queda ligado a su venta en Seguimiento, y los informes del Generador se guardan en su folder, sin carpetas sueltas.
Preguntas frecuentes
¿Puedo destruir los papeles si los escaneé?
Depende del documento: algunos deben conservarse en original. Consulta antes de destruir contratos o documentos con firma manuscrita.
¿Una carpeta compartida en la nube ya es un sistema?
Puede serlo si tiene reglas claras de nombres, permisos y respaldos.
¿Cuánto cuesta?
Desde gratuito (nube con reglas) hasta software especializado de pago según el volumen.